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Als erstes sollte bei der Planung einer Klassenfahrt ein grober Ort und ein Zeitraum festgelegt werden. Dieser sollte zusammen mit der Schulleitung und den Schülern bestimmt werden. Entsprechend der Klassenstärke und den spezifischen Vorschriften der Schulämter müssen möglicherweise weitere Lehrkräfte gefunden werden, die an der Fahrt teilnehmen. Nachdem der grobe Ort und der Zeitraum stehen, müssen nun Anbieter gefunden werden, die eine entsprechende Klassenfahrt anbieten oder die Lehrkraft muss sich selbstständig um Transport, Unterkunft und Programm kümmern. Anbieter für Klassenfahrten lassen sich zum Beispiel über die Buchungsmaschine von Ferienlager Online finden. Über die erste groben Kostenplanung sollten die Schüler rechtzeitig informiert werden, damit sich die Eltern um die Finanzierung der Fahrt kümmern können. Bedürftigen Eltern sollten auch frühzeitig auf Fördermöglichkeiten durch das Sozialamt oder die Elternvertretung der Schule hingewiesen werden. Manche Reiseanbieter ermöglichen auch kostenlose Teilnahmen ab einer bestimmten Klassengröße. Sofern dies durch den Anbieter möglich ist, können diese Plätze von vornherein an die entsprechenden Schüler vergeben werden.
Von den Eltern wird in der Zwischenzeit ein erstes Feedback zur Klassenfahrt und zu deren Kosten gekommen sein. Wenn es keine gravierenden Probleme gibt, sollte nun die Fahrt optioniert oder die Unterkunft reserviert werden. Bei Selbstorganisation muss die Fahrt zur Unterkunft (Bahn, Bus, ...) organisiert werden. Mit der Schule sollten Dienstreiseanträge und die Klassenfahrt selbst abgestimmt werden. Mit einem Elternbrief sollten nun die Eltern über die Fahrt (Ziel, Kosten, Unterbringung, grobes Programm) informiert werden. Je nach Höhe der bevorstehenden Ausgaben kann eine erste Ratenzahlung verlangt werden.
Etwa drei Monate vor der Reise sollte diese bzw. die Unterkunft und den Transport dorthin verbindlich zu buchen. Falls sinnvoll und noch nicht vorhanden, sollte über die Buchung einer Reiserücktrittsversicherung oder aber auch (bei Fahrten ins Ausland) über eine Auslandskrankenversicherung nachgedacht werden.
Nun ist es an der Zeit, sich über das Programm Gedanken zu machen. Entsprechend müssen Eintrittspreise und Fahrtkosten vor Ort geklärt und einberechnet werden. Eine entsprechende Summe sollte bereits bei der Kalkulation des Teilnehmerbeitrags eingeplant werden.
So langsam wird es ernst und auch in der Klasse steigt die Vorfreude auf die gemeinsame Fahrt. In der Klasse sollten nun gemeinsam die Regeln und Verbote für die Fahrt aufgestellt und die Eltern entsprechend informiert werden. Die Eltern sollten diese Regeln unterschreiben und ihnen damit zustimmen. Mit dieser Erklärung sollten auch gesundheitlich relevante Aspekte (Allergien, ...) erfragt und dokumentiert werden.
Anschließend sollte die gebuchte Unterkunft über besondere Essgewohnheiten informiert werden. Dabei ist neben den Allergien auch auf Vegetarier und bspw. Moslems zu achten, die kein Schweinefleisch essen. Eine mögliche Raumverteilung der Schlafräume sollte erfragt werden, damit bereits im Vorfeld eine Zimmerverteilung stattfinden kann. Mit der Unterkunft sollte auch abgeklärt werden, ob diese Bettwäsche und Handtücher bereits mitberechnen oder ob diese mitgebracht werden müssen.
In wenigen Tagen steht also die Abfahrt vor der Tür. Sollte die Klassenfahrt mit einem Busunternehmen begangen werden, sollte mit diesem noch einmal die Abfahrtszeit und der Ort abgeklärt werden. Eingepackt werden sollte außerdem eine Telefonliste mit den Kontaktdaten der Eltern, der Unterkunft und allen wichtigen Schulnummern, damit diese im Notfall erreicht werden kann. Darüber hinaus sollten alle Reiseunterlagen, Eintrittskarten, Bescheinigungen und so weiter eingepackt werden.
Auf der Fahrt selbst sollte natürlich zum einen die Zeit mit der Klasse, soweit es geht, genossen werden, aber auch alles dokumentiert und gesammelt werden. So sollte zur Abrechnung keine Quittung verloren werden und für eventuelle Zuschussanträge auch das Erlebte zusammengefasst werden. Ansonsten heißt es natürlich: gute Nerven bewahren!
Wer hat an der Uhr gedreht? Schon ist die Fahrt wieder vorbei. Nun heißt es: Abrechnung schreiben und evtl. Überschüsse an die Schüler zurückzahlen oder noch einmal Geld einsammeln. Das sollte aber möglichst vermieden werden. Wenn es einen Elternabend mit Bildern und Eindrücken geben soll, müssen die Eltern zu diesem eingeladen und der Abend selbst vorbereitet werden.
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