| Die Beispiel-Freizeit |
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Auf dieser Seite wollen wir euch an Hand der Beispiel-Freizeit einmal die Planung eines Ferienlagers exemplarisch aufzeigen. Um was muss ich mich wann kümmern? Woher bekomme ich Infos und auf was muss ich achten? Sicherlich stellt die Beispiel-Freizeit keine 100%ige Planung dar. Da jedes Ferienlager anders organisiert und durch anderen äußere Umstände geprägt ist, ist diese Darstellung nur als grobes Konzept anzusehen. Etwa ein Jahr vor der Beispiel-Freizeit Die ersten Gedanken sind gesponnen - ihr wollt ein Ferienlager starten. Soweit, so gut. Bevor es mit der Planung richtig beginnen kann, solltet ihr erst eure Möglichkeiten durchsprechen. Diese werden durch den finanziellen, materiellen und personellen Umfang eingrenzt. Zu Beginn solltet ihr euch auf die Art von Ferienlager festlegen: soll es ein Zeltlager oder eine Hausfreizeit werden? Wollt ihr weit weg fahren (was für die Teilnehmer teurer wird) oder soll es nur in den Nachbarort auf den Zeltplatz? Für ein Zeltlager müsst ihr euch nun zügig um einen geeigneten Platz kümmern; bei einer Hausfreizeit gilt es, noch freie Plätze in einer Jugendherberge oder einer ähnlichen Einrichtung zu bekommen. Bei einer Hausfreizeit gilt es auch zu überlegen, ob ihr selbst kochen wollt, oder über ihr die Verpflegung im Übernachtungshaus bekommen wollt. All diese Überlegungen müsst ihr natürlich mit dem Vorstand eures Vereins,Verbandes, dem Pfarrer ... absprechen. Sind diese Überlegungen fortgeschritten und ihr habt die grundsätzliche Zustimmung zu eurer Freizeit, dann solltet ihr euch nun über eure Zielgruppe Gedanken machen: wie alt sollen die Teilnehmer mindestens und höchstens sein? Nehmt ihr Jungen und Mädchen mit? Ist das Ferienlager nur für Vereinsmitglieder oder auch für Externe? Und überhaupt: wie viele Kinder nehmt ihr eigentlich maximal mit? Grundsätzlich kann es nicht schaden, wenn ihr schon einmal herumfragt, ob überhaupt Interesse an einem Ferienlager besteht. Wenn nicht, dann könnt ihr euch den vor euch stehenden, nicht zu unterschätzenden Aufwand sparen. Die Anzahl der Kinder wird natürlich auch durch die Anzahl der Betreuer bestimmt. Hier gilt es auch rechtzeitig nach geeigneten Jugendleitern zu suchen, damit diese frühzeitig ihren Urlaub entsprechend planen können. Wenn ihr selber kochen wollt, dann braucht ihr jemanden, der sich das zutraut und am besten auch schon ein wenig Erfahrung im Kochen für größere Gruppen hat. Neben einem Kochteam solltet ihr auch ein Verantwortlichen für das Material und dem Einkauf während des Ferienlagers bestimmen. Diese Tätigkeiten nehmen relativ viel Zeit in Anspruch und sollten deshalb nicht auf die normalen Betreuer abgewälzt werden. Wenn nun die Gesamtzahl der Teilnehmer und Betreuer feststeht, solltet ihr euch um die Buchung des Hauses oder des Zeltplatzes kümmern. Informiert euch auch über Ausfallgebühren. Bis wann könnt ihr eure Reservierung noch ohne Kosten stornieren und wie schnell steigen diese in die Höhe. Immerhin habt ihr noch keine festen Teilnehmer, so dass das Ferienlager immer noch an einer zu geringen Teilnehmerzahl scheitern kann. 6-9 Monate vor der Beispiel-Freizeit
Zu den Kosten für die Übernachtung kommen auf jeden Fall noch dazu: die Kosten für den Transport der Betreuer, der Teilnehmer und des Materials zum Ferienlager, sofern ihr nicht die Eltern bittet, die Teilnehmer ins Ferienlager zu fahren, Verpflegungskosten, Eintritte, Versicherungen und Materialkosten. Rechnet auch die Kosten für die Betreuer mit ein, denn auch sie müssen ja essen und im Haus oder auf dem Zeltplatz schlafen. Wenn ihr euren Betreuern eine Aufwandsentschädigung zahlen wollt, muss diese auch mit eingerechnet werden. Für das Essen empfehlen wir pro Person und Tag zwischen drei und fünf Euro einzurechnen. Einige wichtige Infos dazu findet ihr in unseren Koch-Tipps. Kleinbusse, um Personen und Material mit in die Freizeit zu bringen, könnt ihr häufig bei den Jugendämtern und Jugendringen oder bei größeren Vereinen mieten. Rechnet hier aber auch Kosten für das Benzin mit ein. Ob ihr Eintrittsgelder mit einrechnen müsst, hängt von eurem Programm ab. Erkundigt euch frühzeitig nach Gruppenrabatten in Schwimmbädern oder Museen; so könnt ihr oft bares Geld sparen. Sicherlich ist es schwierig, beim ersten Mal alle Kosten, die eine Freizeit mit sich bringt, abzuschätzen. Erkundigt euch doch einfach bei Vereinen und Verbänden aus dem Ort, wie ihre Kalkulation aussieht und orientiert euch bei anderen Freizeiten mit einem ähnlichen Angebot wie dem, das ihr vorhabt. Rechnet auch mögliche Zuschüsse von den Stadt- oder Kreisjugendringen, den kommunalen Ämtern oder von den Pfarreien mit ein. Damit könnt ihr eure Teilnehmerbeiträge senken. Steht der Teilnehmerbetrag fest, so könnt ihr mit der Ausschreibung beginnen. Folgende Angaben müssen auf jeden Fall in eure Ausschreibung:
Auf dem Anmeldebogen solltet ihr mindestens folgende Daten der Teilnehmer erfassen:
Weitere Angaben, die ihr über die Teilnehmer benötigt, wie zum Beispiel Allergien, Krankenversicherung, etc., könnt ihr immer noch zu einem späteren Zeitpunkt erfragen. Sehr wichtig für das Ferienlager sind auf jeden Fall auch Teilnahmebedingungen. Eine Vorlage hierfür und für einen Anmeldebogen findet ihr zum Beispiel im Juleica-Handbuch. 6-3 Monate vor der Beispiel-Freizeit Die Einladungen sind heraus und die ersten Anmeldungen trudeln ein. Nun beginnt vor Allem die Organisation der Verwaltung der Anmeldungen. Alle Anmeldungen müssen registriert und Anmeldebestätigungen verschickt werden. Mit diesen könnt ihr auch die Fragebögen mit den medizinischen und sonstigen Details zu den Teilnehmern verschicken. Auch hierzu findet sich eine Vorlage im Juleica-Handbuch. Mit der Anmeldebestätigung könnt ihr auch, sofern ihr es einplant, die Einladung zum Eltern- und Infoabend verschicken. Dieser sollte etwa vier Wochen vor der Freizeit stattfinden. Mehr dazu im kommenden Kapitel. Auch sollten wichtige Infos wie die Packliste für die Teilnehmer oder die Abfahrts- und Rückkunftszeiten den Eltern mitgeteilt werden. Neben der Organisation geht es nun auch an die Programmplanung. Das Betreuer-Team sollte die Freizeit mit Inhalt füllen und sich Gedanken über die (pädagogischen) Ziele der Maßnahme machen. Dabei richtet sich das Programm nach den Möglichkeiten, die der Ort der Maßnahme bietet, die die finanzielle Planung des Lagers ermöglicht und die die Betreuer selbst einbringen. Ideen für das Programm finden die Betreuer in Büchern, in ihren eigenen Erfahrungen oder natürlich im Internet. Auch bei der Programmplanung bietet sich ein Vergleich mit anderen Anbietern an, um eventuell Besonderheiten des eigenen Programms in der Öffentlichkeitsarbeit entsprechend zu betonen oder einfach, um auf weitere Ideen zu kommen. Für jede Aktion sollte es eine Liste mit dem benötigten Material geben, die bis zu einem festgelegten Zeitpunkt bei eurem Materialverantwortlichen vorliegen sollte, damit der die Einkäufe planen und aufeinander abstimmen kann. So können doppelte Einkäufe vermieden werden und das Budget wird nicht all zu sehr belastet. Ihr sucht ein Motto für euer Ferienlager? Im Jugendleiter-Blog gibt es eine ganze Liste mit Vorschlägen ! Ebenfalls ist es sinnvoll, die Betreuer, soweit noch nicht vorhanden, auf einen Erste-Hilfe-Kurs zu schicken oder sie auch an einer Jugendleiter-Ausbildung teilnehmen zu lassen, damit diese in Sachen Aufsichtspflicht, Pädagogik, Spielen und vielem mehr auf das Ferienlager vorbereitet sind. Frühzeitig solltet ihr euch auch um Adressen und Telefonnummern von Ärzten, Apotheken, Krankenhäusern und Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe eures Ferienlagers informieren. Fragt dazu doch einfach mal den Vermieter des Hauses oder des Platzes. Häufig kann er euch bereits eine fertige Liste mit diesen Daten zur Verfügung stellen oder euch zumindest Tipps geben. Gibt es keine fertige Liste, bietet sich ein Besuch des Ortes an. Jetzt wird es langsam ernst
Solltet ihr Schwimmbäder oder Museen besuchen wollen, so solltet ihr auf jeden Fall zuvor dort Bescheid geben, dass ihr an einem bestimmten Tag dort vorbeikommen werdet. Häufig können euch Schwimmbäder dann zum Beispiel eine spezielle Umkleide reservieren oder Museen euch eine Führung speziell für Kinder und Jugendliche organisieren. Für solche besonderen Aktionen während des Lagers müsst ihr euch natürlich auch um den Transport der Teilnehmer und Betreuer kümmern. Kann dorthin gelaufen werden oder braucht es einen Reisebus? Wenn es einen solche braucht, dann muss ein günstiges Busunternehmen gefunden werden und dieses gebucht werden. Kurz vor dem Lager sollte noch einmal alles durchgecheckt werden: klappt alles beim Haus/Zeltplatz und mit dem Transport dorthin? Stimmen die Anzahl der Plätze im Reisebus mit der benötigten Anzahl überein und können ausreichend Betreuer mit im Bus fahren? Habt ihr alle Unterlagen der Teilnehmer beisammen? Haben alle Teilnehmer ihren Beitrag gezahlt? Habt ihr eine Liste mit Notfalltelefonnummern? Sind die Teilnehmerlisten gedruckt? Habt ihr alles, was ihr für die Zuschussanträge benötigt? Ja? Na dann kann es ja losgehen! Es geht los und auch schnell wieder vorbei Der große Tag ist da und der Reisebus steht bereit. Überprüft nun, ob alle Teilnehmer anwesend sind. Wenn nicht, versucht die Fehlenden telefonisch zu erreichen. Geht auch alle Unterlagen noch einmal durch und schaut, ob ihr von allen Teilnehmern die medizinische Erklärung, den Impfpass (am besten in Kopie) und, sofern vorhanden, die Krankenkarte eingesammelt habt. Ist die Gruppe vollständig, kann das Abenteuer Ferienlager beginnen. Meistens geht das Lager ziemlich schnell vorbei und kaum versieht man sich, geht es auch schon wieder nach Hause. Bei der Rückkehr müsst ihr auf jeden Fall warten, bis alle Teilnehmer von ihren Eltern abgeholt worden sind. Danach gilt es, das Material aufzuräumen, Fundsachen zu verwalten, die Abrechnung und die Beantragung des Zuschusses vorzubereiten, einen Bilder- und Nachtreffabend zu organisieren, einen Zeitungsbericht zu schreiben und zu verbreiten und natürlich sich von den Strapazen des Lagers zu erholen. Am Ende der Organisation sollte eine Reflexion mit allen Betreuern stehen, um eventuelle Mängel bei der Organisation für die kommenden Jahre auszuschließen und um immer besser zu werden. Du willst noch mehr Infos? Dann lese dir doch unsere Betreuer-Tipps durch. Dort findest du Hinweise zur rechtlichen Situation im Ferienlager, nützliche Tipps und Hinweise sowie pädagogische Ratschläge.
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